มาดูของในมือ รายงานการขายประจำวันที่ใช้ได้เป็นแบบ detail list นั้นคือ TCode:VA05 ซึ่งให้ข้อมูลละเอียดพอที่จะนำมาใช้งานได้ คราวนี้ต้องมาแยกประเภท และรวมเป็นก้อนเดียวกัน เครื่องมือที่มีและง่ายที่สุดคือ Excel ปัญหาต่อมามันต้องทำทุกเดือน และอาจทำเกินเดือนละหลายครั้ง ดังนั้นควรเขียนเป็น VBA ซะ ถือว่าลงทุนคุ้มค่ากับเวลาที่เสียไป เพราะสามารถนำมาใช้งานได้หลายครั้ง
การออกแบบ
 |
| ออกแบบกันดิบ ๆ หน่อย แต่แค่คลิกปุ่มก็ทำงานได้ล่ะ ^^ |
- ง่ายต่อการใช้งานที่สุด ผู้ใช้งาน Export ข้อมูลจาก VA05 มาเก็บไว้เป็นไฟล์ในโฟลเดอร์สำหรับข้อมูลดิบที่ต้องการ
- เปิดไฟล์ Excel ที่เตรียม VBA ไว้แล้ว กดปุ่ม รอไม่เกิน 1 นาที ได้ยอดสรุป โดยแบ่งตามเดือน ช่องทางการขาย จบแล้ว ヽ(´▽`)/
ตอนแรกแค่นี้ก็พอ แต่มีประเด็นใหม่คือ ข้อมูลจากทางฝั่งบัญชีพบว่ายอดใน G/L ไม่ตรงกับยอดรวมที่ได้จากรายงาน VA05 ทำให้ต้องทำตารางแยก G/L เพิ่มเติมด้วย
- ข้อมูลจาก TCode:VA05 เป็นยอดการขายเท่านั้น แต่ข้อมูล G/L ในฝั่งบัญชี อาจมีรายการอื่นที่ป้อนเข้ามาใน G/L เดียวกันได้
- การตรวจสอบยอดความแตกต่าง ทำได้ยาก เพราะข้อมูลมาจากหลายแหล่ง แค่มีรายการปรับยอด Debit เข้ามายอดเดียว ก็ทำให้ยอดไม่ตรง และหากลืมว่ามีการปรับมือ ก็จะต้องลงแรงหาเอง (ที่ทำมาล่าสุด ข้อมูลเดือน 1-2 รวมแล้วยอดไม่ตรงกัน ใช้เวลาหาเกือบ 5 ชม. กว่าจะเจอ โดยเอาข้อมูลรายงานจาก TCode:FAGLB03 มาใช้งานแก้ขัด)
- ตัวเองไม่ได้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับบัญชีโดยตรง ทำให้เวลาที่เกิดปัญหา ต้องใช้วิธีการแก้ไขปัญหาแบบถึก ๆ ซึ่งคิดว่าถ้าหากเข้าใจระบบและความสัมพันธ์ของข้อมูลในฝั่งบัญชีและการใช้ TCode ต่าง ๆ แล้ว น่าจะใช้เครื่องมือเหล่านี้หาต้นเหตุได้เร็วขึ้น
สรุปว่าใช้เวลาสรุปข้อมูล เขียนโปรแกรม ทดสอบ และหายอดผลต่าง(ที่ไม่ได้เป็นคนป้อน) รวม 3 man-days เอง (ค่าแรงเท่ากับให้ consult ทำ 2 ชม.)
- ปล1. สุดท้ายจริง ๆ ถ้าขี้เกียจ ก็โยนให้ consult ช่วยหาให้ก็ได้นะ แต่มาคิด ๆ ดูแล้วรู้สึกผิดกับค่าแรงที่ต่างกัน 13 เท่าถ้าเทียบกับค่าจ้างอันต่ำต้อยของตัวเองที่บริษัทฯต้องจ่ายแล้ว แถมต้องรอ 1-2 วัน ทำเองสักวันน่าจะดีกว่า ได้ประสบการณ์ตรงด้วย
- ปล2. G/L ย่อมาจาก General Ledger แปลเป็นไทยว่า "บัญชีแยกประเภท" ครับ ทางบัญชีจะเป็นคนตั้งประเภทของรายรับรายจ่ายตามประเภทเอาไว้ ผู้ใช้งานต้องลงให้ถูกประเภท ถ้าลงผิดจะเสียเวลาปวดหัวมากในการหารายการที่ลงผิด
(╯°□°）╯︵ ┻━┻" - ปล3. ยอมรับว่าตัวเองไม่ถนัดบัญชีมาก ๆ ทุกวันนี้ Debit Credit อันไหนต้อง + ต้อง - ยังงง ๆ อยู่เลย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น