[139] ทำไมควรฝึกใช้ Excel หรือโปรแกรมสเปรดชีตให้เป็น

โปรแกรม Excel เป็นโปรแกรมประเภทสเปรดชีต (spreadsheet) ภาษาไทยเรียกว่า "แผ่นตารางทำการ" สำหรับคนที่ยังงงและไม่คุ้นเคยเพราะอาจไม่มีความจำเป็นต้องมาใช้โปรแกรมดังกล่าว แล้วสงสัยว่าทำไมควรศึกษาและหัดใช้งานให้เป็น นั้นสิทำไมล่ะ ไม่ใช้เป็นได้ไหม? (แอบขี้เกียจ) คำตอบคือไม่เป็นก็ได้แต่จะมีปัญหาเมื่อคุณต้องออกมาทำงานกับคนอื่น ๆ ในสังคมที่มีอินเทอร์เน็ตและคอมพิวเตอร์ช่วยในการทำงาน

ชีวิตจริงกับสเปรดชีต

ในชีวิตประจำวันเรามีข้อมูลที่นำมาจัดทำเป็นตารางเพื่อบันทึกข้อมูลเอาไว้สำหรับสรุปผลตามที่สนใจ เช่น

• รายการค่าใช้จ่ายประจำเดือน 
• รายชื่อคนที่ติดหนี้เรา 
• ข้อมูลทีมฟุตบอลโปรดของเราและคู่แข่ง 
• รายชื่อในสมุดโทรศัพท์
• รายได้จากการขายสินค้าในแต่ละวัน

การบันทึกข้อมูลข้างต้นเพื่อนำมารวบรวมเพื่อใช้งานส่วนใหญ่จะทำเป็นลักษณะตารางงาน ข้อมูลต่าง ๆ เหล่านี้หากมีปริมาณน้อย การจดลงกระดาษหรือสมุดก็คงเพียงพอแล้ว แต่ถ้าเมื่อไหร่มีจำนวนมากและมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลบ่อย ๆ การมาจด ๆ ลบ ๆ ขีดฆ่าทิ้ง คงไม่สะดวกนัก 

แบบบันทึกรายรับครัวเรือน จากสมุดบันทึกรายรับ-รายจ่ายครัวเรือน
ที่จัดทำโดย สกว.

ตัวอย่างตารางคะแนนบอลจากเว็บ mthai.com

จากตัวอย่างการเก็บและแสดงข้อมูลหากทำเป็นตารางนอกจากจะดูง่ายแล้ว ยังมีความเป็นระเบียบเรียบร้อยและจัดการข้อมูลได้ง่ายอีกด้วย

สเปรดชีตกับชีวิตการทำงาน

ทุกวันนี้ต้องยอมรับว่าทุกวันนี้คอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ตกลายเป็นอีกปัจจัยหนึ่งในการดำรงชีวิตไปแล้ว รวมถึงธุรกิจต่าง ๆ ก็มีการจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เพื่อนำมาประมวลผลใช้งาน ข้อมูลเหล่านี้เยอะมาก ๆ หลักร้อยจนถึงหลักล้านรายการแล้วแต่ขนาดของธุรกิจ การนำเอาโปรแกรมคอมพิวเตอร์ประเภทสเปรดชีตมาช่วยบันทึกและสรุปข้อมูลต่าง ๆ เหล่านี้ ทำให้สะดวกรวดเร็ว และสิ่งที่สำคัญที่สุดคือการนำเอาข้อมูลที่บันทึกมาคำนวณเพื่อให้ได้คำตอบที่ต้องการเช่น

• เดือนนี้อะไรขายดีที่สุด 10 อันดับแรก
• เดือนนี้สินค้าตัวไหนขายไม่ได้เลย
• ลูกค้าคนไหนที่ยอดค้างเกินเครดิตที่กำหนด
• ลูกค้าใหม่ของปีนี้
• วัตถุดิบตัวไหนกำลังจะหมด
• G/L ของแต่ละแผนก

แม้คำถามเหล่านี้หากใช้โปรแกรมเฉพาะทางพวกโปรแกรมบัญชี ERP ก็สามารถหาคำตอบได้ แต่ในความเป็นจริงยังมีคำถามที่โปรแกรมเหล่านี้ไม่สามารถให้คำตอบได้ตรง ๆ จำเป็นต้องนำข้อมูลที่ได้มาสรุปอีกรอบตามสถานการณ์นั้น ๆ และผู้ช่วยที่จะขี่ม้าขาวมาก็เป็นโปรแกรมประเภทสเปรดชีตนั้นเอง

เอาไว้ไปศึกษาตอนทำงานได้ไหม?

บางทีโอกาสมันไม่ค่อยรอใคร ไม่มีที่ทำงานไหนที่อยากได้พนักงานที่ต้องไปฝึกเยอะ ๆ โดยเฉพาะเรื่องที่น่าจะศึกษาด้วยตัวเองหากเป็นมาอยู่แล้ว ลองดูกระทู้ครับ วันนี้ให้ลูกน้องในทีม ไม่ผ่านทดลองงาน (ฝากถึงน้องๆที่จบมาใหม่ๆ) เป็นกรณีศึกษาที่น่าสนใจดี สำหรับนายจ้างที่คิดว่าการรับพนักงานควรมีความสามารถพื้นฐานอะไรบ้าง และความเห็นส่วนของว่าที่พนักงานที่พร้อมที่จะมีความสามารถนั้น ๆ หรือหาข้อแก้ตัวต่าง ๆ นา ๆ เช่น ตอนเรียนไม่มีสอน, ทำเป็นแต่ word, ไม่จบสายคอมพิวเตอร์ ฯลฯ ก็ไม่รู้ว่าจะออกมาแก้ตัว(ออกมาดิ้น)เพื่ออะไรก็ไม่รู้ แต่ที่แน่ ๆ เหตุผลของคุณมันจะฟังขึ้นหรือเปล่าถ้าเขาจะเลือกรับคนที่เป็นอยู่แล้ว? คุณรับได้ไหม? ความจริงก็สิทธิของเขานะ ก็คุณไม่เป็นเองนี่นา

ต้องใช้เป็นแค่ไหน ต้องระดับเทพหรือเปล่า?

แค่เข้าใจว่าสเปรดชีตมันเอาไว้ใช้ทำอะไรและสามารถประยุกต์ใช้กับงานพื้นฐานในชีวิตประจำวันเราได้ก็น่าจะเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีแล้วครับ เช่น บันทึกรายรับ-รายจ่าย เก็บข้อมูลที่เราสนใจแต่ละเลยที่จะรวบรวมมันให้เป็นชิ้นเป็นอัน ซึ่งถือว่าช่วยฝึกระเบียบวินัยของตัวเราเองไปในตัว ถ้าเราเข้าใจพื้นฐานแล้วการต่อยอดไปใช้งานที่มีความซับซ้อนก็ไม่น่าจะยากจนเกินความสามารถอะไร จากตัวอย่างข้อมูลที่ยกมาตอนแรก เราควรใช้อะไรเป็นบ้าง

• บวก ลบ คูณ หาร ข้อมูลเป็น
• ใช้สูตรที่ช่วยให้เราคำนวณได้เร็วขึ้น เช่น หาผลรวมของชุดตัวเลขด้วย SUM() หาค่าเฉลี่ยของข้อมูลด้วย AVERAGE()
• การแทรกข้อมูล ลบข้อมูล จัดการข้อมูล และเชื่อมข้อมูลที่อยู่คนละแผ่นงาน เช่น แยกแผ่นงาน รายรับ รายจ่าย และนำไปสรุปอีก 1 แผ่นงานได้

ว่าแล้วก็มาลองดูกันเลยดีกว่าว่าหน้าตาการทำงานมันเป็นยังไง

ตัวอย่างการใช้งาน spreadsheet เพื่อคำนวณราคารวมของไข่ไก่แต่ละเบอร์

ในตัวอย่างเป็นการบันทึกการผลิตไข่ไก่ และหาผลคูณของราคารวม และ ราคารวมทั้งหมดของไข่ทุกเบอร์ พื้นฐานของโปรแกรมสเปรดชีต คือ ข้อมูลจะถูกบรรจุอยู่เป็นช่อง ช่องเหล่านี้เรียกว่า เซลล์ (cell) โดยแต่ละเซลล์จะมีชื่อเรียกตามตำแหน่งที่มันอยู่ อย่างเช่น ช่องข้อความ "เบอร์ไข่ไก่" จะอยู่ตำแหน่งที่ A1  โดย A มาจากตำแหน่งคอลัมน์ (สมัยก่อนมีคนแปลเป็นไทยว่า "สดมภ์" ซึ่งหลัง ๆ ก็เลิกไปเพราะเข้าใจยากครับ ไม่ค่อยมีใครใช้) ส่วน 1 มาจากแถวที่ 1 

สำหรับข้อมูลใน 3 คอลัมน์แรก (A B และ C) เป็นข้อมูลดิบที่พิมพ์ตัวเลขเข้าไปตรง ๆ เลย ตรงช่องรวมราคา (คอลัมน์ D) จะเป็นผลคูณของ ราคาต่อฟอง * จำนวนที่ผลิตได้ เวลาที่ต้องการให้โปรแกรมช่วยคำนวณก็ใส่เหมือนสมการคณิตศาสตร์ง่าย ๆ เลยคือ =B2*C2 (หมายถึงค่าในช่อง B2 คูณกับช่อง C2) สำหรับไข่ไก่เบอร์ 0 ผลลัพธ์คือ 5.5 * 935 = 5142.5 ไม่ต้องกดเครื่องคิดเลขแล้วพิมพ์ใส่เข้าไปเองนะครับ ง่ายไหมล่ะ ข้อดีของการใช้สูตรก็คือ สมมติว่ากรอกข้อมูลจำนวนไข่ผิด จาก 935 เป็น 975 แทน เมื่อแก้ไขเรียบร้อยแล้วช่องราคารวมจะคำนวณค่าที่กรอกเข้าไปใหม่ให้อัตโนมัติเป็น 5362.5 ไม่ต้องมาพิมพ์สูตรใหม่

แก้ไขข้อมูล โปรแกรมคำนวณใหม่ให้อัตโนมัติ

การหาผลรวมขอข้อมูล สามารถใช้ฟังก์ชั่น SUM (แปลว่ารวมยอดทั้งหมด) ได้ ในตัวอย่างจะใช้ =SUM(D2:D6) ตรง D2:D6 หมายถึง ช่อง D2 D3 D4 D5 และ D6 แต่พอดีช่องเหล่านี้มันอยู่ติดกันเลยเขียนย่อเป็น D2:D6 แทน ผลที่ได้คือ 5142.5+6750+10440+12060+6920=41312.5

ในการสร้างสมการเช่น =B2*C2 นั้น ไม่จำเป็นต้องมานั่งพิมพ์เอง เพราะเทคโนโลยีมันพัฒนาไปไกลจนผู้ใช้งานแค่พิมพ์ = จากนั้นใช้เมาส์คลิกที่ช่อง B2 พิมพ์ * แล้วใช้เมาส์คลิกที่ช่อง C2 กดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์ก็เสร็จแล้ว ส่วน SUM ก็พิมพ์ =SUM( จากนั้นใช้เมาส์คลิกลากตั้งแต่ช่อง D2 ถึง D6 แล้วกด Enter มันก็จะสร้าง =SUM(D2:D6) ให้อัตโนมัติ ดังนั้นไม่ต้องกังวลว่าจะเขียนสูตรอ้างตำแหน่งช่องผิด

จะฝึกใช้สเปรดชีตต้องเสียซื้อโปรแกรมหลายพันบาทหรือเปล่า?

ในโลกนี้โปรแกรมสเปรดชีตไม่ได้มีเฉพาะโปรแกรม Microsoft Excel เท่านั้น ยังมีโปรแกรมให้ใช้กันฟรี ๆ และเป็นที่นิยมอื่น ๆ อีก เช่น OpenOffice และ LibreOffice หากใช้งานบนอินเทอร์เน็ตเก็บข้อมูลบนคลาวด์ (Cloud storage) ก็มี Google Docs ให้ใช้ฟรี ป้อนและใช้งานผ่านเว็บเบราเซอร์ได้เลย เป็นต้นครับ (สามารถดูรายชื่อโปรแกรมเพิ่มเติมได้จากเว็บ wikipedia)

สำหรับคู่มือวิธีการใช้งานพวกสเปรดชีต ก็มีให้อ่านฟรีบนอินเทอร์เน็ตกันจนตาแฉะกันไปข้างเลย ถ้าไม่ขี้เกียจก็สามารถศึกษาด้วยตัวเองทันที (ฮา ๆ ๆ ไม่มีข้ออ้างจะขี้เกียจแล้วทีนี้)


ส่งท้ายด้วยการเอาตัวอย่างมาทำเป็นสเปรตชีทใน Google Docs ได้ลองเข้าไปจิ้ม ๆ ดูว่าใช้งานจริง ๆ แล้วใส่ค่าอะไรลงไปกันบ้าง

• แบบบันทึกรายจ่ายครัวเรือน
• ตารางคะแนนบอล