[118] หัดใช้ Table ใน Excel

Table ความสามารถที่ผมเองก็ไม่ค่อยได้ใช้ เนื่องจากงานส่วนใหญ่คือเอาตัวเลขจากฐานข้อมูลมายำๆๆๆ เพื่อให้ได้รายงาน ซึ่งภายหลังอยากจะนำข้อมูลจาก database มา import ต้องแสดงเป็น Table ดังนั้น เพื่อให้ได้ประสิทธิภาพและการใช้งานสูงสุด เราควรศึกษาการใช้งานที่ถูกต้องไว้ซะหน่อย ซึ่งจะเน้นภาพเยอะ ๆ เพราะกลับมาดูแล้วมันเร็วกว่าอ่าน >‿‿< ~!!

สร้าง Table
ข้อมูลที่จะสร้าง Table ก็คือข้อมูลธรรมดา ๆ แบบ Range ใน Excel วิธีการสร้างคือ

1. คลิกที่ช่องข้อมูลที่อยู่ในพื้นที่ที่เราต้องการสร้าง Table
2. คลิกที่เมนู Insert → Table

คลิกเลือกข้อมูลที่ต้องการ
แล้วคลิกที่ Insert → Table

โปรแกรม Excel จะให้เรายืนยันพื้นที่
กด OK เพื่อสร้าง Table

เมื่อสร้าง Table แล้วจะพบว่าข้อมูลของเรามีการจัดรูปแบบตามค่าเริ่มต้นของ Excel และจะมีเมนู Table Tools เพิ่มขึ้นมา สำหรับชื่อ Table ในตัวอย่างนี้จะเป็น Table1

แก้ไขชื่อ Table รวมถึงใช้งานและปรับแต่งได้ที่นี่

ปรับแต่งรูปแบบ
ผู้ใช้สามารถใส่สีและรูปแบบต่าง ๆ ให้กับตารางได้ง่าย ๆ โดยคลิกเลือกที่ Table Styles จากนั้นเลือกรูปแบบที่ต้องการ หรือจะสร้างใหม่ก็สามารถทำได้ ซึ่งตรงนี้ช่วยให้เราสามารถดูข้อมูลได้ง่ายขึ้นกว่าเดิมอีกด้วย

ปรับแต่งรูปแบบด้วย Table Styles

สามารถปรับแต่ง Table Style Options เพิ่มเติมได้หลายจุด
สำหรับ Total Row ผู้ใช้สามารถเลือกสูตรที่ใช้คำนวณได้อีกด้วย

การขยายพื้นที่ Table
หากมีข้อมูลใหม่เพิ่มขึ้นมา ผู้ใช้สามารถเพิ่มขนาดพื้นที่ได้ 2 วิธีคือ

1. คลิกเลือกจาก Resize Table ใน Properties
2. ผู้ใช้สามารถไปที่แถวสุดท้าย แล้วใช้เมาส์คลิกลากเพิ่มพื้นที่ใหม่

สำหรับการลบข้อมูลในตาราง เหมือนการลบแถวธรรมดา

ที่แถวสุดท้าย จะมีมุมที่สามารถขยายพื้นที่ด้วยเมาส์ได้

ใช้เมาส์คลิกลากเพื่อเพิ่มพื้นที่ Table

ได้พื้นที่ว่างใหม่ตามที่ต้องการ

การใส่สูตรใน Table

เนื่องจาก Table ต้องมีการกำหนดพื้นที่ที่ชัดเจน ดังนั้นเมื่อเราเพิ่มสูตรคำนวณเข้าไป โปรแกรม Excel จะช่วยเติมส่วนที่เหลือให้เราอัตโนมัติ

เพิ่มคอลัมน์ Discount 10%
ใส่สูตร ราคา * 10% แบบปกติ

เมื่อกดปุ่ม Enter
โปรแกรม Excel จะทำการใส่สูตร
ในแถวที่เหลือให้อัตโนมัติ

แต่ในการใช้งานจริง ๆ หากมีการใส่สูตรคำนวณที่อ้างจากคอลัมน์ใน Table แนะนำว่าให้อ้างแบบใช้ชื่อคอลัมน์จะดีกว่าในเรื่องความเข้าใจ และ ง่ายต่อการแก้ไขเมื่อมีการเพิ่มข้อมูล

ลองพิมพ์ [ โปรแกรม Excel
จะขึ้นชื่อคอลัมน์มาให้เลือก

ใส่สูตร [Price] * 10%
กด Enter จะได้ผลเหมือนกัน

การอ้างอิงข้อมูลใน Table

ในการดึงข้อมูลจาก Table มาใช้งาน ไม่ว่าจะเขียนสูตรคำนวณ หรือ ค้นหาข้อมูล จะมีรูปแบบการอ้างอิง โดยในตัวอย่างตั้งชื่อ Table ว่า Table1 ดังนั้นเราสามารถอ้างชื่อ Table1 เหมือนเหมือนกันชื่อที่เราสร้างขึ้นเองได้ทันที

ลองพิมพ์ =T โปรแกรม Excel
จะแสดง Table1 มาให้อัตโนมัติ

จะเห็นว่า Table1 จะอ้างถึงพื้นที่ข้อมูลใน Table
ไม่รวมส่วน Header ของ Table

เมื่อต้องการระบุถึงข้อมูลภายใน Table สามารถเลือกส่วนที่ต้องการได้ด้วยการระบุไว้ใน [ ] ต่อจากชื่อ Table โดยเมื่อเริ่มพิมพ์ [ โปรแกรม Excel จะเสนอค่าที่สามารถระบุได้ให้อัตโนมัติ ซึ่งสะดวกในการใช้กว่าการเลือกข้อมูลหรือตั้งชื่อ Range ด้วยตัวเอง

พื้นที่ของ Table

• #All
  พื้นที่ทั้งหมดของ Table
• #Headers
  พื้นที่เฉพาะส่วนของ Headers ของ Table
• #This Row
  เฉพาะแถวของ Table ตรงตำแหน่งแถวที่สูตรถูกระบุ
  ในการใช้งานจริงไม่ต้องระบุก็ได้ ถ้าสูตรที่ใช้ไม่ได้อ้างอิงเป็นพื้นที่
• #Data
  พื้นที่เฉพาะส่วนของข้อมูลทั้งหมดของ Table
• #Total
  เฉพาะแถว Total ของ Table

ในภาพตัวอย่าง จะเห็นพื้นที่ที่อ้างอิงจะเป็นกรอบสีน้ำเงิน

พิมพ์ [ ต่อท้ายชื่อ Table

[#All]

[#Headers]

[#This Row]

[#Data]

[#Total]

ชื่อคอลัมน์
ในการอ้างอิงถึงคอลัมน์ สามารถใช้เดี่ยว ๆ หรือผสมกับ [#This Row] [#Data] และ [#Total] ได้ เช่น =Table1[[#This Row], [Price]] ในตัวอย่างให้ลองดูสูตรกับกรอบสีเหลียมที่ล้อมพื้นที่สีตามสูตร จะเข้าใจง่ายขึ้น

=Table1[[#This Row], [Price]]

=COUNTIF(Table1[Price], ">3000")

=Table1[Price] - Table1[Discount 10%]

=SUM(Table1[Price])

=Table1[[#Totals], [Price]]

นอกจากนี้ยังสามารถอ้างอิงพื้นที่แบบ Range ปกติโดยใช้ : และ , ได้ด้วย เช่น =Table1[[Title]:[Price]]

ดูรายละเอียดวิธีใช้งานเต็ม ๆ ได้ที่
//office.microsoft.com/en-001/excel-help/using-structured-references-with-excel-tables-HA010155686.aspx