28 เมษายน 2557

[152] สรุปรายงานขายประจำเดือนแบบถึก ๆ ด้วย SAP และ Excel

บันทึกความลำบากของการทำงาน เนื่องจากได้รับมอบหมายงานจากทางบัญชีให้ช่วยทำสรุปรายงานประจำเดือนของยอดขายจากระบบ SAP ที่นำข้อมูลเข้าอยู่ทุกวัน ให้ออกมาเป็นรายงานแยกตามช่องทางการขาย (MC, OTC, Export) คราวนี้ปัญหามันดันมาติดอยู่ที่ระบบ CO-PA ยังไม่สมบูรณ์ เลยทำให้รายงานที่ควรจะได้ใช้จาก SAP มันไม่มี เลยต้องมาแก้ไขปัญหาแบบเฉพาะหน้า ตามทรัพยากรที่อยู่


มาดูของในมือ รายงานการขายประจำวันที่ใช้ได้เป็นแบบ detail list นั้นคือ TCode:VA05 ซึ่งให้ข้อมูลละเอียดพอที่จะนำมาใช้งานได้ คราวนี้ต้องมาแยกประเภท และรวมเป็นก้อนเดียวกัน เครื่องมือที่มีและง่ายที่สุดคือ Excel ปัญหาต่อมามันต้องทำทุกเดือน และอาจทำเกินเดือนละหลายครั้ง ดังนั้นควรเขียนเป็น VBA ซะ ถือว่าลงทุนคุ้มค่ากับเวลาที่เสียไป เพราะสามารถนำมาใช้งานได้หลายครั้ง

การออกแบบ

ออกแบบกันดิบ ๆ หน่อย แต่แค่คลิกปุ่มก็ทำงานได้ล่ะ ^^
  • ง่ายต่อการใช้งานที่สุด ผู้ใช้งาน Export ข้อมูลจาก VA05 มาเก็บไว้เป็นไฟล์ในโฟลเดอร์สำหรับข้อมูลดิบที่ต้องการ
  • เปิดไฟล์ Excel ที่เตรียม VBA ไว้แล้ว กดปุ่ม รอไม่เกิน 1 นาที ได้ยอดสรุป โดยแบ่งตามเดือน ช่องทางการขาย จบแล้ว ヽ(´▽`)/
ตอนแรกแค่นี้ก็พอ แต่มีประเด็นใหม่คือ ข้อมูลจากทางฝั่งบัญชีพบว่ายอดใน G/L ไม่ตรงกับยอดรวมที่ได้จากรายงาน VA05 ทำให้ต้องทำตารางแยก G/L เพิ่มเติมด้วย
  • ทำตารางแยก G/L ตามเดือน ช่องทางการขาย เพื่อให้ง่ายต่อการกระทบยอดตาม G/L

ปัญหาที่พบ

  • ข้อมูลจาก TCode:VA05 เป็นยอดการขายเท่านั้น แต่ข้อมูล G/L ในฝั่งบัญชี อาจมีรายการอื่นที่ป้อนเข้ามาใน G/L เดียวกันได้
  • การตรวจสอบยอดความแตกต่าง ทำได้ยาก เพราะข้อมูลมาจากหลายแหล่ง แค่มีรายการปรับยอด Debit เข้ามายอดเดียว ก็ทำให้ยอดไม่ตรง และหากลืมว่ามีการปรับมือ ก็จะต้องลงแรงหาเอง (ที่ทำมาล่าสุด ข้อมูลเดือน 1-2 รวมแล้วยอดไม่ตรงกัน ใช้เวลาหาเกือบ 5 ชม. กว่าจะเจอ โดยเอาข้อมูลรายงานจาก TCode:FAGLB03 มาใช้งานแก้ขัด)
  • ตัวเองไม่ได้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับบัญชีโดยตรง ทำให้เวลาที่เกิดปัญหา ต้องใช้วิธีการแก้ไขปัญหาแบบถึก ๆ ซึ่งคิดว่าถ้าหากเข้าใจระบบและความสัมพันธ์ของข้อมูลในฝั่งบัญชีและการใช้ TCode ต่าง ๆ แล้ว น่าจะใช้เครื่องมือเหล่านี้หาต้นเหตุได้เร็วขึ้น
สรุปว่าใช้เวลาสรุปข้อมูล เขียนโปรแกรม ทดสอบ และหายอดผลต่าง(ที่ไม่ได้เป็นคนป้อน) รวม 3 man-days เอง (ค่าแรงเท่ากับให้ consult ทำ 2 ชม.)



  • ปล1. สุดท้ายจริง ๆ ถ้าขี้เกียจ ก็โยนให้ consult ช่วยหาให้ก็ได้นะ แต่มาคิด ๆ ดูแล้วรู้สึกผิดกับค่าแรงที่ต่างกัน 13 เท่าถ้าเทียบกับค่าจ้างอันต่ำต้อยของตัวเองที่บริษัทฯต้องจ่ายแล้ว แถมต้องรอ 1-2 วัน ทำเองสักวันน่าจะดีกว่า ได้ประสบการณ์ตรงด้วย
  • ปล2. G/L ย่อมาจาก General Ledger แปลเป็นไทยว่า "บัญชีแยกประเภท" ครับ ทางบัญชีจะเป็นคนตั้งประเภทของรายรับรายจ่ายตามประเภทเอาไว้ ผู้ใช้งานต้องลงให้ถูกประเภท ถ้าลงผิดจะเสียเวลาปวดหัวมากในการหารายการที่ลงผิด
    (╯°□°)╯︵ ┻━┻"
  • ปล3. ยอมรับว่าตัวเองไม่ถนัดบัญชีมาก ๆ ทุกวันนี้ Debit Credit อันไหนต้อง + ต้อง - ยังงง ๆ อยู่เลย

เกี่ยวกับเจ้าของบล๊อก

รูปภาพของฉัน

เป็นโปรแกรมเมอร์ที่ฝันว่าจะได้นอนเกาพุงไปวัน ๆ จนพุงลดกลายเป็นเอว ได้เป็นบุคคลที่มีความสุขที่สุดในโลกจนคนอื่น ๆ อิจฉา